No se trata de “tener tiempo”, se trata de “sacar tiempo”. A veces nos topamos con frases como esta que nos llevan a una sintonía positiva sobre nuestra productividad, aunque no sabemos cómo aterrizarlas, ni cómo aplicarlas.
El ajetreo diario está plagado de tareas que nos hacen pensar que no alcanzamos a cumplir con todo lo que debemos tener en el día, la semana o el mes. Pero hoy te explicaré una receta efectiva para capturar tiempo y aumentar la eficacia en la gestión de tus tareas, verás lo bien que nos va.
Antes de comenzar sólo hay dos requisitos:
- Donde escribir una lista.
- Ser autoreflexivos y sinceros.
Pasos que debes seguir para que ganes tiempo al tiempo, o a las tareas:
- Rellena la lista de manera pormenorizada mientras repasas tu rutina diaria, tomando el tiempo suficiente, para determinar las actividades que haces de forma reiterada y sin importar si te ocupan 1 ó 30 minutos, pero que sean diarias: correo electrónico, revisiones, informes cortos, llamadas, reuniones breves, redes sociales, visitar páginas web, etc.
- Luego de enumerar las tareas, no durante el proceso, indica el tiempo que te ocupa cada una y súmalo todo… no te asustes con la cifra, vamos a reducirlo y quizá considerablemente al mejorar las condiciones para ganarlo.
- Para cada una debes responderte 3 preguntas:
-
- Tengo que hacer esta tarea, actualmente tiene sentido que se haga o lo debe/puede hacer otra persona que le corresponda. Si la respuesta es que no, márcalas con una X (equis).
- Si aun así la tengo que hacer, te debes preguntar si la tienes que hacer todos los días o tantas veces al día, porque podrías hacerla una vez al día, cada 2 días o semanalmente. Si la respuesta es no, márcalas con una letra N (ene) y cada cuánto día podrías realizarla (ej. N 5).
- Si con todo esto debes hacerlas diariamente, debes preguntarte si han de hacerse tantas veces al día o puedo disminuir el tiempo, las marcarás con una letra T (té), con el número de veces que las harás al día y el tiempo que dedicarás realmente a ella (ej. T 1 10m).
Ahora debes saber de dónde puedes rescatar el tiempo de tu día de trabajo, porque habrás eliminado algunas tareas, otras estarán más espaciadas, y las diarias quizá te lleve menos hacerlas; y también debes pensar en actualizar esta lista periódicamente (mensualmente estaría bien).
Todo esto te permitirá enfocarte en tu cadena de valor, con acciones más relevantes que las rutinarias.
Recuerda: Sabrás que eres más productivo cuando el tiempo no sea lo que te preocupe.
Si te ha gustado este artículo, seguramente querrás leer sobre Formación en Innovación y Creatividad
Otto Schmilinsky