Productividad: Engorda tu tiempo – sacar más tiempo de donde crees que no hay.

No se trata de “tener tiempo”, se trata de “sacar tiempo”. A veces nos topamos con frases como esta que nos llevan a una sintonía positiva sobre nuestra productividad, aunque no sabemos cómo aterrizarlas, ni cómo aplicarlas.

El ajetreo diario está plagado de tareas que nos hacen pensar que no alcanzamos a cumplir con todo lo que debemos tener en el día, la semana o el mes. Pero hoy te explicaré una receta efectiva para capturar tiempo y aumentar la eficacia en la gestión de tus tareas, verás lo bien que nos va.

Antes de comenzar sólo hay dos requisitos:

1. Donde escribir una lista.
2. Ser autoreflexivos y sinceros.

Pasos que debes seguir para que ganes tiempo al tiempo, o a las tareas:

1. Rellena la lista de manera pormenorizada mientras repasas tu rutina diaria, tomando el tiempo suficiente, para determinar las actividades que haces de forma reiterada y sin importar si te ocupan 1 ó 30 minutos, pero que sean diarias: correo electrónico, revisiones, informes cortos, llamadas, reuniones breves, redes sociales, visitar páginas web, etc.
2. Luego de enumerar las tareas, no durante el proceso, indica el tiempo que te ocupa cada una y súmalo todo… no te asustes con la cifra, vamos a reducirlo y quizá considerablemente al mejorar las condiciones para ganarlo.
3. Para cada una debes responderte 3 preguntas:

1. 1. Tengo que hacer esta tarea, actualmente tiene sentido que se haga o lo debe/puede hacer otra persona que le corresponda. Si la respuesta es que no, márcalas con una X (equis).
   2. Si aun así la tengo que hacer, te debes preguntar si la tienes que hacer todos los días o tantas veces al día, porque podrías hacerla una vez al día, cada 2 días o semanalmente. Si la respuesta es no, márcalas con una letra N (ene) y cada cuánto día podrías realizarla (ej. N 5).
   3. Si con todo esto debes hacerlas diariamente, debes preguntarte si han de hacerse tantas veces al día o puedo disminuir el tiempo, las marcarás con una letra T (té), con el número de veces que las harás al día y el tiempo que dedicarás realmente a ella (ej. T 1 10m).

Ahora debes saber de dónde puedes rescatar el tiempo de tu día de trabajo, porque habrás eliminado algunas tareas, otras estarán más espaciadas, y las diarias quizá te lleve menos hacerlas; y también debes pensar en actualizar esta lista periódicamente (mensualmente estaría bien).

Todo esto te permitirá enfocarte en tu cadena de valor, con acciones más relevantes que las rutinarias.

Recuerda: Sabrás que eres más productivo cuando el tiempo no sea lo que te preocupe.

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