Tecnología del conocimiento

El objetivo de este artículo es conseguir ser productivo en tu trabajo y que puedes extenderlo al ámbito personal. Como resultado de esta productividad notarás que al final de cada día volverás a casa FELIZ.

Quiero que con el tiempo, y siguiendo este artículo, elimines pensamientos recurrentes de tu mente, como estos: “Años de trabajo colmado de tareas”, “No me da el tiempo”, “Tengo mucho trabajo”, “No alcanzo”; y estar aburrido de estar lleno de responsabilidades, de ser dirigido, y más aún, de dirigir.

Prepárate, porque el artículo es largo… sin embargo, es un resumen de muchas lecturas y experiencia.

Entendamos que debemos ir del caos al orden (nada más tenemos que revisar el escritorio de nuestro ordenador), con cuatro líneas básicas en nuestro pensamiento: Organizar, Priorizar, Atender y Desarrollar.

Por ello comenzaremos con una metodología que ha funcionado a muchas personas, el GTD (Getting Things Done). Que no quiere decir que no existan otros, claro que si, pero este me ha funcionado y los otros siento que se me quedan cortos.

En primer lugar: GTD es un sistema de productividad personal basado 100% en hábitos (si no te sientes capaz de crear estas costumbres, no te sientes comprometido con mejorar, o prefieres seguir trabajando de manera reactiva: DEJA DE LEER EN ESTE PUNTO).

De modo que debes ocuparte y no preocuparte por las aplicaciones de móvil u ordenador, por lo que las herramientas tiene poca cabida, más allá de servir de soporte para el método. Por lo que debes tener presente que para aplicarlo podemos usar desde una libreta hasta aplicaciones especializadas, gratuitas o de pago, sin embargo y a día de hoy hay muy pocas que den soporte real a los principios universales sobre los que se asienta GTD, y en general la productividad moderna (pero acá te diré cuales serían las que necesitas para iniciar).

En este punto te preguntarás: ¿Por qué le metemos método a algo?

Todo método permite sistematizar las técnicas para llevar a cabo un proceso para lograr un mayor rendimiento y productividad, sin despistes u olvidos, lo que finalmente conlleva a una mayor eficiencia. Por tanto, este método es una combinación de un método (como el científico) y la lista de chequeo que debe seguirse antes de volar un avión.

Entonces, los objetivos de este método son:

  1. Cumplir con tus metas trazadas, y además de manera eficiente.
  2. Acabar con el mayor enemigo de las cosas por hacer: la memoria.
  3. Dormir feliz.

Antes de seguir, dos (2) frases importantes:

“Trabajo Ordenado = Trabajo Productivo”

“Nuestro trabajo se basa en tareas, que debemos cumplir de manera priorizada y secuencial”

Luego, tenemos que atender a una lista de premisas:

  1. 1 tarea = 1 Acción
  2. Hacer una presentación ≠ Preparar un evento (esto lo explicaré más adelante)
  3. Una tarea tiene (parece una lista larga, pero en realidad son tan obvias que cuando lo asumas lo harás de forma automática):
    • Título: La acción a realizar (Pedir cotización a X, nunca a X, Y y Z; porque cada una X, Y y Z serían tareas diferentes).
    • Contexto/Área: Trabajo, Casa, Laboratorio, Personal.
    • Proyecto: Hacinamiento Lactancia, Reconstrucción del baño.
    • Descripción: Cuando ha de ahondarse en detalles sobre la tarea, o también si lleva una checklist (ojo que podrían ser otras tareas más que una lista de chequeo para cumplir con la tarea. Ej. Buscar antecedentes para una presentación.
    • Fecha: Una tarea es una acción con prioridad y esta le da el orden en que las coloques de la primera hasta la última, tiene fecha cuando la acción tiene un momento de referencia (programar reunión con X el día DD), o se vence el día DD (como recurrente). Los eventos tienen fecha, porque han de cumplirse en ese momento (como una reunión), o tienen fecha límite (que lo puedes poner en el planificador del grupo o en algunas aplicaciones que lo permiten).
    • Persona responsable o Grupo responsable: En el caso de delegar una acción a una persona – pendiente por Sr. Pedro. Es un grupo (el grupo como dato de identificación para la tarea) cuando alguna acción debe ser realizada por un conjunto de personas, podría ser un comunicado o delegar para que el líder, o responsable, la asigne (esto se puede reflejar).

Gestión del tiempo, gestión de actividades.

GTD tiene en cuenta dos aspectos: El flujo y Las listas. Y para aligerar lo que puedas pensar que es una carga, cuatro (4) nociones que te arrancarán una sonrisa:

  • GTD. No es gestión de prioridades como el gran foco, es más natural y cercano a cómo hacemos las cosas.
  • GTD. Son listas de tareas específicas para cada contexto/área y proyecto (o sin pry.).
  • GTD. Es hacer fácil el almacenamiento, seguimiento y revisión de la información relacionada con las cosas que necesitamos hacer.
  • GTD. Es para vaciar tu mente y relajar tu pensamiento, delegar un método lo que debes hacer. Dejar todo en el cajón perfecto, y ser feliz.

Para resumir lo leído hasta ahora, y ya en este momento, tienes en tu saber lo básico de la metodología, y ahora verás los que te servirán para trabajar de manera eficiente con GTD, tendrás conocimiento de Las Listas y sus carpetas para organizar y priorizar (que igual lo puedes hacer en una aplicación de móvil o escritorio, o e una libreta).

El Flujo, son cinco (5) pasos lógicos y sencillos: Recopilar, Procesar, Organizar, Revisar y Hacer.
Las Listas/Carpetas son cinco (5), también lógicas y sencillas: Inbox (Entrada), Hoy, En cualquier momento, Algún día y Programadas.

El Flujo (de operación)

Recopilar

Recopilar consiste en depositar en la Lista de Entrada (Inbox) todo aquello que necesitemos recordar, realizar o darle seguimiento. Luego el objetivo es “sacar” todo de nuestra cabeza y depositarlo en un “lugar” para posteriormente procesarlo y organizarlo. Esta lista de entrada debe estar vacía al finalizar la semana, habiendo dado el tratamiento adecuado a cada una de los registros incluidos. Entonces al recopilar en Inbox sirve para incluir de forma inmediata las acciones que vamos a realizar y de esta forma vaciar de forma inmediata nuestra (mala) memoria.

Luego que hayas recopilado todos los títulos rápidamente, para no olvidar el gran descriptor de una tarea (su título), podemos proceder a caracterizar esas tareas con su respectiva Área/Contexto (posiblemente y según la aplicación con una etiqueta/tag), El nombre del proyecto al que pertenece (si esa tarea pertenece a un proyecto de trabajo o personal como el alicatado de un baño), y el resto de datos (que explicamos antes) que facilitan su contextualización.

Procesar y Organizar

La organización es la ubicación en las listas sugeridas para mantener un seguimiento de los elementos que esperan ser atendidos.

Hoy: Es la lista a la que moveremos las tareas, desde la lista En Cualquier Momento u otras que ya tengas inscritas en las que viene más abajo, porque son las que vamos a ejecutar durante la jornada de este día. Podemos ir moviendo arriba o abajo según vayan ganando o perdiendo prioridad, aunque deberíamos ordenarlas luego de pasarlas a esa lista (primero mover, luego priorizar) – Si lo llevas en una libreta puedes poner un número de orden al lado de la tarea y cuando la termines simplemente tacharla (no te imaginas la felicidad que da hacerlo, más que hacer check en una aplicación).

En cualquier momento (acciones próximas): En esta lista irá toda tarea que requiere atención pero que no pertenece a las acciones del día de Hoy. En este punto pueden haber muchos pasos y acciones que se requieran para completar un hito, siempre habrá algo que tú necesites hacer primero (o después) y debería ser guardado en la lista de acciones próximas. Ya deberán tener un área/contexto y proyecto (no todo tiene un proyecto, pero sí un contexto). Estas acciones deben ser revisadas periódicamente para asegurar que todo proyecto tiene una próxima acción asociada y que puede ser llevada a cabo.

En espera (lista/carpeta sugerida): Si delegas una acción se mantendrá en esta lista, o estás esperando un evento externo antes de continuar trabajando en un proyecto, debe ser registrado en el sistema y comprobado periódicamente (asignar etiqueta y fecha de vencimiento).

Algún día/Quizá: Será algo que quieres hacer pero actualmente no es posible.

Revisar y Hacer

Revisar: Las listas de tareas son inútiles si no las revisamos al menos una vez al día. Al hacer la revisión podemos priorizar (cambiar el orden), organizar (cambiar de una lista a otra), iniciar la próxima tarea o marcarla como terminada.

Hacer: Más inútil resultaría el método si no vamos sobre la lista de Hoy, para ir ejecutando las tareas que hemos priorizado y programado. Este paso es un manos a la obra.

Podemos resumir El Flujo GTD en una imagen:

Flujo Resumido de GTD
Flujo Resumido de GTD

En conclusión, si os dais cuenta y de forma rápida, GTD es un método sencillo y fácil de aplicar, mejorará tu productividad personal, serás feliz, pero sobre todo no se quedará nada en el olvido hasta que reaparezca como un monstruo de mil cabezas. Por otro lado, también podéis ahondar en los detalles de la metodología con las lecturas recomendadas y aplicarla inicialmente con una libreta o buscar apoyo en una aplicación, ya se de móvil o escritorio, que agilice el flujo y que como algunas permita mantener sincronizadas las listas y tareas entre la aplicación del móvil y su versión de escritorio.

Lecturas recomendadas:

Aplicaciones recomendadas (recordemos que GTD es una metodología neutra, sin preferencia alguna por aplicaciones):

Se listarán en orden de preferencia.

Algunas imágenes de aplicaciones, para que observes la gran similitud entre el método y estas, además de que puedes conseguir todo más fácilmente al tener clasificación por tags, proyectos, áreas/contextos, etc.

GTD Inbox estándar de aplicación
GTD Inbox estándar de aplicación
Procesado y Organización
Procesado y Organización

 

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