Gestión del Talento

¿Te gustan estas palabras?

Ordenado, responsable, activo, ejecutor, productivo… todas al tiempo pueden describirte y ser el adalid de tu productividad, y escribir es el acto que te llevará a serlo, con las listas inteligentes.

Las listas inteligentes y la productividad

Aunque productividad sea una relación entre lo obtenido y los recursos usados, a veces y para nosotros es suficiente definirlo como: lograr todo, no olvidar nada, ser siempre metódicos, y si queremos ser matemáticos se debería representar con la igualdad Agobios = 0.

Estas listas se llaman inteligentes (listas inteligentes) porque son dinámicas, se actualizan de forma constante, las mejoras, haces crecer o las acortas, las dotas de definiciones y ejemplos, las divides por tipos de acción, se complementan entre ellas y puedes hacer llamados entre ellas. Por ejemplo: la lista de pasos para “convocar reunión referenciaría” a la de “enviar correo para reunión”. Pero no te quedes con este párrafo, hay más tipos de listas inteligentes… continúa leyendo.

El acto de apuntar de inmediato, y delegar a un medio fiable de recuperación de información, baja los niveles de estrés y al final del día dormirás como un bebé. Los segundos que tomó esa acción hace que la “gran idea”/”próxima tarea”/”el mejor paso” perdure, que el problema se vaya y que puedas seguir concentrado en lo que hacías. A veces un post-it al lado del teclado te “salve la vida”, y luego recopiles en una lista, o también te ayudará a no dejar de hacer algo cuando una interrupción llega a tu puerta (te interrumpen, apuntas, terminas la interrupción, continuas).

También debemos tener presente que en términos de productividad podemos encontrar muchos conceptos, metodologías o estilos de vida que van desde muy complejas y exigentes hasta muy sencillas y fáciles de aplicar, las listas inteligentes pertenecen a esta última clasificación.

Productividad Listas inteligentes

Para esto voy a tratar de resumirlo de tal forma que no te lleve más de 3 minutos.

¿Qué necesitas de una lista inteligente?

Podemos pensar en infinidad de listas inteligentes y tipos de lista, pero vamos a pensar en el objetivo de posibles tipos de listas (las puedes ampliar o reducir a tu antojo). Las listas pueden servirnos para (dejar de tener deseos a tomar acciones, pasar del objetivo al resultado):

  • Apuntar ideas. Que no se olviden, socializarla, desarrollarla y ponerlas en práctica, pero primero… que no se olvide.
  • Tareas – lista dinámica de acciones diarias/semanales/mensuales priorizadas, en tus diferentes ámbitos (hogar o trabajo), en tus diferentes proyectos. Si la llegas a dominar como una lista, deberías plantearte adentrarte en el GTD.
  • Procesos. Esta es de las que más molan, con ellas todo saldrá bien.
  • Lista de compras. Cosas por comprar algún día, el mercado semanal, quincenal o mensual. Estas al final ayudan a no olvidar algunas cosas e irán creciendo en el tiempo, te servirán para reutilizar artículos anteriores y que quizá no habías contemplado antes de ir al súper).
  • Tips, cómo hacer algo. Aunque normalmente son consejos para ti puede ser, por ejemplo, cómo reiniciar la cámara de vídeo del pasillo del salón, cómo cambiar la fecha de una fotografía, como copiar todas las fotos a un único directorio. Es eso, y nada más, tips. Que en ningún caso es un proceso más complejo como podría ser la lista de chequeo para despegar un avión, para tomar una decisión al comprar un ordenador homologando características de selección que nos interesan, o una lista de pros y contras para tomar una decisión.
  • Citas (Pensamientos). Que te ayuden en momentos determinados, o te apoyen en al promover una reflexión.

    TIP: Si eres vendedor/presentador de ideas, servicios o productos, apunta en una lista las preguntas poco típicas que te han hecho los potenciales clientes, y que aunque saliste airoso del momento, luego conseguirás respuestas perfectas y finalmente continúa alimentándolas, recuerda repasarlas las veces que consideres o antes de enfrentar nuevamente la situación.

Antes de pensar en escribir una lista

Al margen de las tipificaciones propias que se listaron, enseguida hemos de deducir que tenemos 2 tipos de listas inteligentes: las “listas de” (Ideas, Tareas, Compras, Citas, Tips) y, una subespecie, las “listas para / listas de chequeo” (Procesos). Siendo esta última una lista que siguiendo los pasos evitarás errores, garantizarás un resultado y conseguirás un objetivo. Así que, y teniendo en cuenta esta leve bifurcación de tipos, piensa en que a las listas las debes:

  1. Dotar de objetivo a la lista, pasar del querer al deber.
  2. Dividir para vencer. Principio que heredo del GTD, si atomizas los “problemas”/”acciones”/”procesos” crearás compartimientos de acción fáciles de ejecutar, no es lo mismo un ítem “Hacer una presentación en PowerPoint” que partirlo en las acciones para que contemple todo lo que debería contener y su hilo argumental. Ejemplo de título de lista: presentación para vender una idea, como ves esta es una lista de proceso y procurado de información. Una vez que la tengas, y cada vez que tengas que hacer la misma tarea, es recorrerla como una lista de chequeo.
  3. Después del título y objetivo, y antes de enumerar haz una tormenta de ideas y apunta todo lo que quieras. Luego te ayudará a crearla y organizarla.
  4. Ahora cumple con un ciclo. Listar los ítems (escribe), revisa, organiza, prioriza, consulta con otros (ej. ideas), rumia (mastica y vuelve a masticar la lista), reescribe (concreta en listas cortas – usa un post-it). Aplica los pasos que necesites según el objetivo, recuerda que a veces hay algo tan fácil/obvio que puedes pasarlo por alto. No olvides, igual seguirás refinando.

Algunas listas que podrías necesitar

  • Viajes (ropa, aseo, gadgets, documentos, lugares a visitar, personas contacto, etc.).
  • Pros y Contras, libros que leer, webs a visitar, metas (logros personales).
  • Compras (algún día, el supermercado).
  • Tareas (“por hacer” hoy, la semana y a largo plazo).
  • Ideas (título, para qué, descripción de la idea y sus disertaciones, ámbito o proyecto).

Algunas listas de procesos (resumidas)

  • Planificar una reunión

    • Definir propósito.
    • Asistentes con participación concreta (responsable de cada tema) – no más de 10.
    • Lugar, fecha, hora y hora de finalización (validar disponibilidad de espacio y disponibilidad de personas).
    • Redactar email:
      • Con título muy ilustrativo y concreto del tema.
      • Resumen del objeto de la reunión.
      • Listar los asistentes en el cuerpo del correo con cargo y responsabilidad en el tema de la reunión.
      • Identificar espacio en el cuerpo (sala, edificio o dirección – persona de contacto para ubicar el espacio).
      • Agenda de temas.
      • Anexos informativos enumerados (acta anterior, informe parcial a revisar, etc.).
  • Hacer una presentación de venta de servicio

    • Identificar empresa – sector, intereses, dirección.
    • Identificar persona clave – nombre, edad (aprox.) y cargo, incluir nombre de la asistente o contacto para la reunión.
    • Una frase que muestre el objetivo (disfrazar en una frase con su mayor problema solucionado).
    • Portada con imagen alegórica al cliente – Título, subtítulo, frase.
    • Agenda de la presentación (qué va a ver).
    • Ajustar orden según interés, mensajes, etc.
    • Revisar y mejorar la presentación (también revisar la numeración).
    • Practicar la presentación.
    • Duplicar la presentación en varios medios. Por ejemplo: 2 discos virtuales, memoria usb, portátil y copia en el correo electrónico (pdf).

Las listas de tareas por hacer

Este otro mundo que resuelvo con la metodología GTD. Sin embargo, con 2 listas y siendo un poco metódicos podemos solucionarlo sin llegar a ser un ninja del GTD. Debes tener 2 listas:

  1. Las cosas que debes hacer en algún momento (con fecha límite – si hace falta), y que puedes ir alimentando continuamente.
  2. Las cosas que harás hoy (de la primera lista), al finalizar el día prepara el día siguiente revisando tu lista de tareas y alimentando la de “para hoy”.

Todo esto, las listas inteligentes y su propósito, lo comencé a aplicar luego de descubrir la aplicación Evernote, que sumado a mi facilidad para clasificar y estructurar mis listas e ítems encontró un aliado en esta herramienta, pero un papel u otra aplicación similar podrán servirte, por ejemplo Wunderlist, Todoist, entre otras tantas. Sobre este tema hay libros, podcast que lo tocan someramente, y es porque el concepto es tan sencillo y la utilidad tan alta, que con estas pocas líneas puedes adentrarte en el maravilloso mundo de la productividad, comenzando por lo más fácil.

Conclusión

La mayor productividad en tu día depende de ti, y las listas inteligentes son la forma más sencilla de tener mayor control de tus acciones. Te imaginas a un piloto de aeronave sin sus listas de chequeo, ellos usan listas para todo y sin ellas se sienten desnudos porque en momentos de “preparación para”, “acción ante alguna situación”, “atención a momentos poco probables y que tienen sus pasos establecidos” y sobre todo bajo una alta presión las cosas más obvias o menos evidentes pueden olvidarse, estas permiten que se logre el mismo resultado y se garantice que todo vuelva a salir bien.

Entonces, recuerda que las listas te traerán:

  • Tranquilidad al no tener que dejar a nuestra débil memoria temas supremamente importantes.
  • Confianza en ti mismo al sentir control sobre tus acciones.
  • Alegría al tachar lo realizado que es un proceso que libera endorfinas, entre otros beneficios.

Para finalizar, puedes ser aún más organizado al clasificar tus listas con “tags”, lo que te ayudará a mostrar según necesidades (presentación a cliente, tip, Apple, preguntas para consultoría de GdC, etc.).

Antes de cerrar la puerta

TIP: Aunque el papel te pone en acción de inmediato, y es muy bueno su uso, recomiendo que uses aplicaciones para listas que permitan clasificarlas, ordenarlas, hacer búsquedas fáciles y además que sean multiplataforma (que las puedas usar en un iPhone, Android, Ordenador o Web).

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