Mejorar la operativa, la reducción de incidentes y la gestión proactiva de riesgos, son aspectos que mantienen una relación directa con el análisis e intercambio de experiencias (lecciones aprendidas) y el desarrollo de mejores prácticas.
- El error como fuente de mejora. Cada error aporta información y conocimiento útil que debe ser sistematizado y preservado, pero sobre todo divulgado y asimilado para evitar reincidencias e iniciar procesos de revisión que puedan conducir a la mejora de protocolos y capacidades.
- Las mejores “forma de hacer” como fuente de eficiencia. La definición de “manuales” operativos, o procedimientos, son un primer paso en cuanto al desarrollo de conocimiento de referencia para el cumplimiento de actividades se refiere, pero sólo es en el campo de la aplicación y la ejecución cuando esos manuales se ponen a prueba, y precisamente allí cuando podemos identificar, consolidar y replicar “buenas prácticas” para fomentar la homogeneidad en las formas de actuación y propiciar que sean “las mejores” formas las que se apliquen para así generar eficiencias y asegurar una operación confiable y segura.
Todo esto hace pertinente y necesario el impulsar una dinámica para facilitar la trazabilidad (registro, organización, preservación, difusión, renovación) de buenas prácticas y lecciones aprendidas, que estimulen el desarrollo de cultura de intercambio (quiero aportar lo que sé y quiero aprovechar lo que han hecho otros), para que a partir de allí se puedan generar impactos de valor, por ejemplo:
- Potenciar una cultura Interdependiente de operación (por ejemplo a tañes del traslado de experiencias de una unidad de negocio a otra).
- Mejorar los niveles de gestión de riesgos (análisis de incidencias como agente de prevención).
- Mejorar la sistemática de investigación y el análisis de los incidentes (desarrollo de pautas de intervención basadas en la experiencia).
- Mejora de las condiciones del capital humano (revisión y mejora de protocolos a partir del aprovechamiento de buenas prácticas).
- Maximizar el cumplimiento de los protocolos, normativas y recomendaciones (desarrollo de espacios de divulgación, formación y aplicación de contenidos de referencia).
Ambos elementos (la lección aprendida y la buena práctica) se plantean como instrumentos para la sistematización y consolidación de conocimiento útil en la organización, pero es su adecuado tratamiento el que maximizará su aprovechamiento, por lo que se hace necesario tener presente las siguientes definiciones y consideraciones:
Lección aprendida:
Es un hecho ocurrido durante el desarrollo de un proyecto o actividad que ha dejado un aprendizaje útil para su difusión y asimilación.
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Buena práctica:
Es una manera de hacer que ha demostrado una generación efectiva de valor en su ámbito de aplicación.
Una práctica es buena, en la medida en que genera resultados de forma consistente y puede ser replicable |
- Vigilar lo que hacemos. En cualquier momento surgen eventos que pueden dejar un aprendizaje. Bien para aprovechar / replicar algo positivo o para evitar algo negativo.
- Registrar, filtrar y catalogar dichas experiencias para enriquecer el banco de conocimiento, verificando siempre la veracidad y pertinencia de la lección aprendida.
- Lo que realmente importa es explicitar el aprendizaje. Si es una experiencia exitosa, para replicarla (aprovechar lo bueno). Si es una experiencia no exitosa, para evitar nuevas incidencias (es valioso aprender de nuevos errores).
- Asegurar su aprovechamiento. No se trata solo de documentar, se trata de revisarlas, socializarlas y aprovecharlas (bien sea para repetir lo bueno o evitar errores).
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- El registro y divulgación de buenas prácticas debe estar condicionado a una evaluación y contraste por expertos en el área de conocimiento objeto de la buena práctica (antes de replicar, se debe validar).
- El aprovechamiento de las buenas prácticas, está estrictamente relacionado con su replicación, es por ello que más que documentar, se debe generar un compromiso de divulgación y acompañamiento en la aplicación(se puede considerar incluso ejercicios de asistencia o consultoría interna para que el que haya generado la buena práctica se implique en los procesos de capacitación y uso de la misma).
- Las buenas prácticas permiten maximizar velocidad en la que se renueva el “estado del arte”, por lo que pueden convertirse en activos de conocimiento que propicien proyectos de mejora.
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