Un enfoque sistémico en la gestión del conocimiento (alineado a los retos de la organización, con procesos ajustados a la criticidad y naturaleza del conocimiento y con una medición continua del impacto) permite a las organizaciones no solo gestionar sus activos de conocimiento de manera eficiente, sino también utilizarlos para generar un impacto real en el negocio. A continuación exploramos un poco mas estos requerimientos:
Ajustar foco y procesos de gestión del conocimiento
No todo el conocimiento dentro de una organización tiene la misma relevancia ni requiere el mismo tratamiento, por lo tanto es crucial desarrollar un ejercicio de de análisis que permita categorizar el conocimiento según su criticidad (en términos de impacto en el negocio, complejidad, particularidad) de tal forma que se puedan priorizar y aplicar las estrategias adecuadas para asegurar que este conocimiento se preserve, evolucione y se utilice de la mejor manera posible.
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Al mismo tiempo es muy importante ajustar los procesos de gestión del conocimiento a la naturaleza y nivel de criticidad del conocimiento clave de la organización. Por ejemplo, el conocimiento tácito (que reside en las habilidades y experiencias de los empleados) requiere estrategias diferentes en comparación con el conocimiento explícito (que puede ser documentado y codificado fácilmente).
En el caso del conocimiento tácito, es importante diseñar e implantar procesos para favorecer la "socialización" como vehículo primario de transferencia y maximizar la "elicitación" como palanca para la preservación.
En el segundo caso del conocimiento explícito, será muy efectivo impulsar procesos de "sistematización" como herramienta para facilitar la trazabilidad y mecanismos/rutinas de "divulgación" para facilitar el acceso y re-aprovechamiento del conocimiento codificado.
Aportar recursos y medios necesarios para la gestión del conocimiento
Para desarrollar procesos de gestión del conocimiento efectivos, las organizaciones deben estar dispuestas a invertir en diversos recursos, tanto en el plano de la tecnología como en el ámbito organizativo relacionado con las personas.
La tecnología servirá como habilitador y facilitará los procesos de comunicación y trabajo colaborativo en formato asíncrono y virtual, y será de mucha ayuda para generar bancos de contenido organizados y actualizados que puedan contribuir con la accesibilidad del conocimiento y con el entrenamiento/alimentación de soluciones basadas en inteligencia artificial generativa que luego puedan actuar como asistentes virtuales contextualizados a la experiencia y conocimiento registrado en la organización.
En el ámbito de las dinámicas entre personas (aspecto clave para la creación, transferencia y re-aprovechamiento del conocimiento), es tan importante proporcionar formación como proveer o promover espacios y momentos dentro de la rutina de trabajo donde se estimule el análisis de experiencias, el intercambio de prácticas y la generación colaborativa de ideas que enriquezcan el desarrollo de procesos, la toma de decisiones y las capacidad de las personas.
Medir los impactos que genera la gestión del conocimiento en el negocio
La gestión del conocimiento debe estar orientada a generar impactos medibles en los indicadores de negocio. Esto implica establecer métricas claras que permitan evaluar cómo la gestión del conocimiento contribuye a la mejora de los resultados organizativos.
Algunos indicadores clave incluyen la reducción de tiempos de respuesta, mejora en la calidad del servicio, incremento en la satisfacción del cliente y aumento de la eficiencia operativa. Además, es importante realizar un seguimiento continuo y ajustar las estrategias según los resultados obtenidos, asegurando así que la gestión del conocimiento no sea una actividad aislada, sino un proceso integrado y alineado con los objetivos estratégicos de la organización.
