Implementación exitosa de la gestión del conocimiento en la empresa

¿Sabías que el conocimiento es el activo más valioso de tu empresa? Aprende a gestionarlo eficazmente con estos consejos prácticos y lleva tu organización al siguiente nivel.

¿Qué es la gestión del conocimiento y por qué es importante para la empresa?

La gestión del conocimiento debe facilitar el aprovechamiento del saber hacer la experiencia y la capacidad de ideación de los colaboradores de la organización para mejorar la toma de decisiones, fomentar la innovación y aumentar la eficiencia y agilidad de los procesos que hacen posible la entrega y renovación de su propuesta de valor.

Con una adecuada gestión del conocimiento, las organizaciones pueden optimizar las acciones que le permitan identificar y capturar el conocimiento clave que poseen sus empleados, y luego compartirlo y utilizarlo de manera efectiva e incluso acelerar su renovación en función de los avances de tendencias y paradigmas tecnológicos necesarios para su actividad.

Esto minimiza los riesgos de continuidad de negocio ya que  que ayuda a evitar la pérdida de conocimiento cuando los empleados se van de la empresa (preservación del conocimiento),  permite que nuevos empleados puedan acceder rápidamente a la información y conocimientos necesarios para realizar su trabajo, y fomenta la generación de una dinámica de aprendizaje continuo esencial para poder integrar nuevos conocimientos que puedan ser aplicados para incrementar la productividad o generar mejoras e innovaciónn.

En definitiva, la gestión del conocimiento facilita el aprendizaje organizacional,  promueve la creación de una cultura de colaboración y de compartir conocimientos  y favorece el desarrollo de nuevas ideas y soluciones, y permite que la empresa se adapte rápidamente a los cambios del entorno.

Pasos clave para implementar la gestión del conocimiento

Para implementar de manera exitosa la gestión del conocimiento en una empresa, es importante:

1. Conocer los retos de negocio y las necesidades de conocimiento vinculadas a ellos: La gestión del conocimiento debe, ante todo, generar impactos en el negocio (ahorros, renovación de productos/servicios, toma de decisiones, rentabilidad, cuota de mercado) por lo que es esencial primero, saber cuales son los retos de las áreas o de la estrategia de la organización e identificar cuales son sus necesites de gestión del conocimiento (renovar competencias, homologar prácticas, acelerar y asegurar la reaprovechamiento de lecciones aprendidas, facilitar la colaboración entre personas de distintas áreas vinculadas a una linea de negocio, etc.) Sólo así se podrán direccional los esfuerzos de gestión del conocimiento hacia i
2. Identificar el conocimiento crítico: "Todos los conocimientos son importantes, pero algunos son más críticos que otros",  es necesario identificar aquellos dominios de conocimiento (esto puede incluir conocimientos técnicos, experiencia en determinadas áreas, actitudes), que resultan clave para desarrollar los procesos vinculados a la cadena de valor de la organización, tomar decisiones oportunas, etc,  analizar su criticidad (en función de impacto en el negocio, escasez, complejidad, riesgos de pérdida, naturaleza tácita o explícita, volatilidad) y con ello establecer prioridades de actuación, seleccionando las acciones, instrumentos y mecanismos oportunos para ello.
3. Capturar el conocimiento: Una vez identificado el conocimiento crítico, es importante establecer mecanismos y rutinas para capturarlo, bien sea porque están fuera de nuestra organización y tenemos que apropiarlo (captación de conocimiento externo) o porque lo tenemos dentro porque disponemos de las personas que lo dominan o porque se ha configurado como una práctica o procedimiento establecido. En cualquiera de los casos, la captura o sistematización del mismo se vuelve esencial para poder facilitar su difusión y reaprovechamiento.  
4. Organizar, almacenar y facilitar el acceso el conocimiento: El conocimiento capturado debe ser organizado y almacenado de manera accesible para todos los empleados. Además, en estos días del auge  inteligencia artificial generativa, seto vuelve muy relevante ya que se convierte en materia prima para entrenar modelos de IAG que faciliten la recuperación de conocimiento clave que previamente se ha sistematizado en consonancia al cotexto de aplicación de los procesos y realidades de la
5. Utilizar el conocimiento: Suena trivial, pero si, el  conocimiento capturado y compartido debe ser utilizado de manera efectiva en los procesos de la empresa. Esto implica que los empleados tengan acceso a la información y conocimientos necesarios para realizar su trabajo de manera eficiente. De nada sirve un esfuerzo de captura, de organización o incluso de fomento del aprendizaje si luego el conocimiento no se aprovecha para mejorar la eficiencia del trabajo y para, por supuesto, generar nuevo conocimiento.

Beneficios de una adecuada gestión del conocimiento

Una adecuada gestión del conocimiento puede aportar numerosos beneficios a las empresas, entre los cuales destacan:

1. Mejora de la toma de decisiones: Al contar con el conocimiento y la experiencia de los empleados el proceso de toma de decisiones es más informado y acertado.
2. Incremento de la eficiencia: La gestión del conocimiento permite agilizar los procesos y evitar la duplicación de esfuerzos, lo que se traduce en un aumento de la eficiencia en la empresa.
3. Fomento de la innovación: Al compartir conocimientos y promover la colaboración, se fomenta la generación de nuevas ideas y soluciones innovadoras.
4. Aprendizaje continuo: La gestión del conocimiento promueve una cultura de aprendizaje continuo, donde los empleados pueden adquirir nuevos conocimientos y habilidades de manera constante.
5. Retención del conocimiento: Al capturar y compartir el conocimiento, las empresas evitan la pérdida de conocimientos clave cuando los empleados se van de la organización, lo que minimiza el riesgo de continuidad de negocio asociado a este fenómeno de fuga de conocimiento.
6. Ejecución de la estrategia empresarial: La gestión del conocimiento también actúa como palanca de apoyo al desarrollo estratégico de la organización ya que permite acelerar los procesos de captura de nuevo conocimiento externo o renovación del existente en virtud de las necesidades de know-how para apoyar la consecución de objetivos o metas estratégicas de la empresa (asegurar que se cuenta con el conocimiento necesario para apoyar el desarrollo y crecimiento de la empresa)

Algunas claves para fomentar la cultura del conocimiento en la empresa

Una estrategia de gestión del conocimiento requiere de un contexto organizativo adecuado para asegurar que su implantación es sostenible y aprovechamiento es sostenible.en el tiempo, eso está asociado al fomento de una cultura sobre la importancia de aprender, compartir y crear y para ello es importante, entre otras cosas::

1. Crear espacios y momentos de colaboración: Promover espacios físicos y virtuales y fomentar que esto ocurra como parte del trabajo, donde los empleados puedan colaborar, intercambiar conocimientos y resolver retos o analizar situaciones de forma cooperativa.
2. Establecer programas de aprendizaje: Brindar oportunidades de formación y capacitación a los empleados, para que puedan adquirir nuevos conocimientos y habilidades.
3. Reconocer y premiar el conocimiento: Valorar y reconocer el conocimiento y la experiencia de los empleados, a través de programas de reconocimiento y recompensas.
4. Fomentar la transferencia de conocimiento o  aprendizaje informal (aprendizaje social): Promover el intercambio de conocimientos de manera informal, a través de actividades como mentorías, tutorías y comunidades de práctica.
5. Establecer una comunicación abierta: Fomentar una comunicación abierta y transparente en la empresa, para facilitar el intercambio de conocimientos y la colaboración entre los empleados.

Estas claves pueden servir de apoyo para fomentar una cultura del conocimiento que potencie el aprendizaje y la innovación, si quieres más detalles de cómo diseñar una estrategia sólida de gestión del conocimiento puedes consultar nuestra metodología KMPlanner. CANVAS para formular estrategias de gestión del conocimiento