En una organización que se encuentra dentro del sector de la energía se viene produciendo una situación urgente de relevo generacional, muchos especialistas de la organización se jubilarán en menos de 3 años, lo cual genera una situación de riesgo evidente de continuidad de negocio en procesos clave donde ellos juegan un rol protagonista.
Reto de preservación de conocimiento
La base de conocimiento de estos especialistas contempla tecnologías y metodologías singulares bastante inusual en el contexto educativo y de mercado, lo que hace complicado el poder reestablecer los perfiles mediante la contratación de nuevo personal con esa experiencia.
De esta forma, el proyecto de preservación se convierte en pieza clave del funcionamiento a futuro de la institución por lo que se hace necesario incorporar mecanismos ágiles que faciliten su sistematización además de fomentar su socialización interna.
Enfoque de trabajo
El enfoque del proyecto se articuló alrededor de tres ejes:
- El análisis del perfil de los candidatos que poseen el conocimiento clave en la organización, para evaluar el nivel de criticidad de cada uno de los dominios de conocimiento vinculados a los procesos en cuestión, y con ello priorizar el orden de intervención (clic aquí para descargar una plantilla de ejemplo)
- La caracterización del conocimiento que dispone la persona, considerando sus perfiles explícito y tácito, para así crear un contenedor a modo de libro del conocimiento personal (knowledge book) que permita integrar referencias de recursos de conocimiento disponibles (documentos, vídeos, etc.) y la parte experiencial basada en la identificación y sistematización de lecciones aprendidas, buenas prácticas e ideas.
- La configuración de una agenda de aprovechamiento al mencionado libro del conocimiento, tanto desde la óptica de la consulta de sus piezas de conocimiento como desde la generación de una hoja de ruta de transferencia vinculada con jornadas técnicas, desayunos de trabajo, etc. donde el especialista asumió el rol de facilitador y con ello facilitar la socialización de su experiencia a colectivos de relevo.
Resultados
El proyecto premitó aplicar el procedimiento de preservación a más de 30 personas, creando más de 100 piezas de conocimiento que pueden ser consultadas en la intranet de la organización, además de crear una agenda de transferencia en la que han participado personas de áreas afines desarrollando debates de gran relevancia por el hecho de tratar conocimientos de alta criticidad interna. Todas las piezas mencionadas se integraron en libros de conocimiento (Knowledge Book) que se convirtieron en herramientas de preservación y de consulta para las personas que sustituían a los especialistas que se jubilaban. Ambos elementos impactaron tanto en la reducción del riesgo de continuidad de negocio por la desvinculación de expertos clave, como el incremento de la velocidad en la asimilación de este conocimiento por parte de las personas de relevo.
Factores clave de éxito
- Creación de un entorno de confianza con los participantes en el proceso de preservación, lo que conlleva buenas dosis de inteligencia emocional.
- Disposición de un esquema de solapamiento entre las personas que salen y entran o, al menos, tener claros los posibles candidatos a “herederos” de los puestos sometidos a dicha baja por jubilación.
- Disposición de un método para apoyar la identificación de conocimientos tácitos que faciliten la llegada a lecciones aprendidas, buenas prácticas e ideas de alta relevancia.
- Creación de piezas de alta calidad, lo que supone carácter explicativo, facilidad de consumo y validación por terceros en lo referente a su aporte.
- Configuración de una agenda con diferentes opciones para la transferencia (formales, informales, presenciales y virtuales).
Reflexiones generales
La preservación no es solo una actividad de documentación, es un proceso de transferencia en el que se cumplen ciertas condiciones:
Un buen proceso de preservación de conocimiento ayuda a:
- Minimizar la pérdida de conocimiento clave por jubilaciones o prejubilaciones.
- Facilitar la transferencia de puestos y cargos de relevancia cuando hay promociones o cambios internos.
- Maximizar el aprovechamiento de experiencias y prácticas de trabajo de personas con mucha experiencia.
