Gestión de Conocimiento

Uno de los factores clave para el éxito en la implantación de una estrategia de gestión de conocimiento reside en la conexión que esta sirva para apalancar o impulsar el desarrollo y la competitividad de la organización, sin perder de vista que esto ocurre sobre la base de dinámicas de intercambio y colaboración que suponen, por sí mismas, importantes retos culturales.

Es por lo que es necesario hacer una definición que parta de inquietudes del negocio y a la vez se ajuste a la realidad y madurez de la organización para asegurar su asimilación y aprovechamiento. En este sentido, una adecuada estrategia o modelo de gestión debe tener un carácter sistémico, que articule tres elementos clave:

  1. Vinculación con el negocio. Una estrategia de gestión de conocimiento es la que sirve para canalizar este activo (el conocimiento) a los procesos y retos de la organización. No busca el conocimiento como fin, sino que lo considera como un activo para impactar al negocio.
  2. Procesos y recursos organizativos. La gestión del conocimiento no ocurre a través de programas o iniciativas o momentos aislados, para que tenga éxito debe integrarse/aprovechar espacios, procesos y canales que formen parte de la arquitectura y del quehacer diario de la organización.
  3. Actitudes y aptitudes. Las personas, son en definitiva la fuente y el driver para generar, desarrollar ideas y conocimiento, por lo tanto, es fundamental considerar acciones que busquen impulsar, motivar e implicar a todos los integrantes de la organización en los procesos y espacios que se dispongan para favorecer el aprendizaje, la colaboración y la aplicación (puesta en valor) del know-how que se vaya generando y así crear impactos y mejora.

Teniendo todo esto en cuenta hemos creado un instrumento de análisis que en formato de CANVAS, nos permite explorar de forma ordenada e interconectada seis dimensiones para facilitar el diseño de una estrategia de gestión de conocimiento que cumpla las premisas mencionadas.

Las seis dimensiones del ICA2 Kanvas son:

  1. Focos de negocio. ¿qué queremos impactar? En esta capa se  establecen o definen los ámbitos de negocio a los que apuntarán las iniciativas de gestión de conocimiento. Se busca aquí crear direccionamiento para orientar iniciativas de gestión de conocimiento en función de los retos estratégicos y necesidades de mejora o transformación de los procesos clave de la organización. Para cumplimentar esta dimensión es necesario:
    • Explicitar de forma concreta los retos, procesos o decisiones estratégicas sobre qué busca, o necesita, nuestra organización. Para ayudarnos podemos preguntarnos: ¿internacionalizarse?¿crear nuevos negocios?¿mejorar la rentabilidad y eficiencia de un proceso?¿incrementar los niveles de calidad?¿fidelizar? ¿generar nuevos productos o servicios?¿mejorar los existentes? entre otras.
    • Identificar dominios de conocimiento clave: ¿Qué sabemos o qué debemos saber para cubrir las necesidades planteadas? Aquí es importante vincular las temáticas o áreas del saber hacer que influyen o pueden influir en los retos/procesos/decisiones planteadas. No se trata de realizar un ejercicio exhaustivo para crear un diccionario temático, sino de identificar familias de conocimiento que nos aporten una visión de alto nivel. Por ejemplo: Conocimiento sobre: disciplinas técnicas, tecnologías o herramientas concretas, disciplinas de gestión, normativas o legislaciones, procesos industriales o comerciales, tendencias en mercados o comportamientos de clientes objetivo, entre otros.
  2. Procesos de Conocimiento. ¿Cómo impactar los focos de negocio? En esta capa se enunciarán las distintas iniciativas que pueden facilitar la gestión eficiente (desarrollarlo, socializarlo, aplicarlo) del conocimiento clave identificado con el propósito de contribuir a que este llegue a las instancias necesarias para atender a las necesidades de negocio. Según la naturaleza de los dominios de conocimiento (si son más o menos estructurados o tácitos, si son propios de nuestra organización o se encuentran en nuestra industria, si están más o menos desarrollados y disponibles), podremos formular iniciativas alrededor de cuatro procesos clave:
    • Conectar: Identificar y acceder a las fuentes de conocimiento de interés para la organización (procesos de vigilancia tecnológica e inteligencia organizativa).
    • Ordenar: Identificar, explicitar, catalogar y hacer accesibles contenidos en función a las áreas de conocimiento claves para el negocio (procesos de gestión documental y mapa de capacidades).
    • Socializar: Instrumentar rutinas de intercambio de prácticas y experiencias (procesos de transferencia y preservación de conocimiento experto).
    • Desarrollar: Mecanismos de aprovechamiento, desarrollo y generación de capacidades (procesos de aprendizaje e innovación).
  3. Métricas: ¿Cómo mediremos el impacto de la gestión de conocimiento? Se propone indicadores de seguimiento para valorar la salud e impacto de la gestión de conocimiento en tres niveles:
    • Indicadores de actividad. ¿Se están desarrollando iniciativas? Medir el nivel de uso y aprovechamiento de los distintos procesos y canales de gestión de conocimiento.
    • Indicadores de conocimiento. ¿Se está generando y usando el conocimiento? Medir el nivel de conocimiento generado/registrado, su agrupación por temas (densidad) y nivel de consumo/consulta.
    • Indicadores de impacto. ¿Se está generando valor en los focos y objetivos del negocio? Beneficios que se están obteniendo, tanto a nivel cualitativo como cuantitativos. Indicadores de beneficios derivados de replicación o reutilización
  4. Moduladores. ¿Cuáles son las reglas de juego? Establece las directrices de la gestión de conocimiento para mantener la cohesión, regular y moderar el desarrollo de los procesos de conocimiento, todo esto en armonía con el conjunto de valores corporativos. Se consideran aquí tres tipos de moduladores:
    • Políticas, que aportan los preceptos y directrices de base que conducirán las actividades planteadas en el modelo. Establecen el marco de compromisos de la organización y de las personas en cuanto a su implicación para favorecer el desarrollo de la gestión de conocimiento dentro de la organización.
    • Roles, describen el marco de responsabilidades que deberán asumir figuras clave dentro de la organización para apoyar y dinamizar las actividades de gestión de conocimiento.
    • Taxonomía, (lenguaje común o código de clasificación) representa el conjunto de criterios a utilizar para catalogar los aportes o registros de conocimiento que se gestionan en cada uno de los componentes del modelo.
  5. Espacios: ¿Qué usaremos? Canales tecnológicos para facilitar los procesos de registro, organización y difusión de contenidos, y entornos presenciales de colaboración para facilitar la transferencia de conocimiento.
    • Espacios presenciales: Ideales para el desarrollo de sesiones de análisis de problemas, talleres para la revisión de lecciones aprendidas y casos de éxito, y dinámicas de transferencia de conocimiento.
    • Espacios virtuales: Funcionalidades de trabajo colaborativo para apoyar el registro, organización, difusión, trazabilidad y preservación de contenidos (conocimiento explícito) y acelerar los procesos de debate y resolución de preguntas.
  6. Dinamizadores: ¿Cómo estimularemos los procesos de conocimiento? Plantea la consideración y/o despliegue de instrumentos de comunicación, sensibilización y reconocimiento, así como también la dedicación de recursos (económicos y de tiempo) que incorporen la energía necesaria, para estimular a las personas de la organización, en la participación en los procesos de generación, asimilación, intercambio y renovación de conocimiento.
    • Las acciones de comunicación. Se utilizarán para difundir las actividades, objetivos, propósitos y resultados relacionados con la gestión de conocimiento, haciendo énfasis en los casos de éxito las buenas prácticas, lecciones aprendidas y los logros obtenidos gracias a la aportación y/o reutilización de conocimiento. Contempla acciones para hacer “visible” los retornos y mantener el interés y expectativas de las personas y de la organización.
    • Las acciones de formación. Buscan desarrollar una percepción positiva sobre la importancia que tiene el intercambio y generación de conocimiento, basado en el desarrollo de actitudes y aptitudes que contribuyan a generar cultura de intercambio y colaboración.
    • Las acciones de reconocimiento. Serán de tres tipos: social, profesional y material. Reconocimientos que la organización otorga a las personas y/o equipos que participen activamente en las dinámicas de generación e intercambio de conocimiento y desarrollos de competencias en otras personas de la organización.

Recorriendo estas seis dimensiones, no sólo se tendrá una estrategia de gestión de conocimiento vinculada a las necesidades del negocio, sino que nos aseguraremos de articular y aprovechar de forma sistémica iniciativas que quizá puedan estar aisladas maximizando así su rendimiento y efectividad.

Si quieres más información sobre el uso de este instrumento, o te interesa desarrollar un ejercicio de análisis en tu organización no dudes en ponerte en contacto con nosotros haciendo clic aquí para enseñarte o para desarrollar un taller que permita diseñar una estrategia de gestión de conocimiento efectiva para tu área o tu organización.

Conoce más sobre nuestro marco metodológico “ICA2 Kanvas”, y continua atento porque estaremos compartiendo más recursos de nuestra caja de herramientas.

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